Declaratieformulieren en afspraak vergoeding samenreiskosten met de auto

Regelmatig bezoeken leden van onze afdeling activiteiten waarbij wordt gecarpooled. Degenen die samen rijden, inclusief de chauffeuse, betalen met elkaar € 0,25  per kilometer. Verrekening gebeurt gewoonlijk onderling direct tijdens of na afloop van de rit. Ook worden eventuele tol- en parkeerkosten gedeeld.

​Het is meestal praktisch een vast vertrekpunt te bepalen, b.v. 't Plein in Zaamslag en vanaf dat punt het aantal kilometers naar de activiteit te berekenen. Stapt iemand elders op? Dat kan. Soms zal die dan iets meer en soms iets minder betalen dan het aantal meegereden kilometers. Maar het vereenvoudigt het werk voor iedereen als je vaste afstanden bepaalt.

Als er bij een activiteit meerdere auto's zijn ingezet is het advies eerst alle autokosten inclusief eventuele tolkosten te bepalen. En dat bedrag te delen door het aantal deelnemers aan die activiteit.

Soms zijn er algemene kosten die op verzoek van de afdeling worden gemaakt. Declaraties hiervoor kunnen de leden van de afdeling met bijgevoegd formulier bij onze penningmeester indienen.
Hierbij is het nodig de reden van de betaling te noemen. En om eventuele betaalbewijzen - denk aan facturen, kassabonnetjes etc. - mee te sturen.  ​

En voor de puntjes op de 'i': het is heel prettig als je je declaratie binnen een week bij onze penningmeester wilt indien. Fijn als je daarin wilt bijdragen!