Centrale Inning contributie lidmaatschap 2021

In maart jl. is de beslissing gevallen dat Noord-Holland (alle afdelingen) in 2021 gaat meedoen aan de Centrale Inning. Voor alle leden in onze provincie betekent dit het volgende:

Bij het decembernummer van Het Vrouwen van Nu Magazine wordt voor ieder lid een factuur toegevoegd. Op deze factuur staan, naast het bedrag van de contributie, ook het bankrekeningnummer en het factuurnummer vermeld. Dit factuurnummer dient gebruikt te worden bij de betaling. Dit nummer is van belang bij de verwerking van de ontvangst van de contributie, zodat een automatische match kan worden gemaakt met het ledenbestand. Het te gebruiken bankrekeningnummer is: NL 26 RABO 0129 4405 58, t.n.v. van de Vrouwen van Nu. Een uitzondering hierop betreft de gastleden. Zij ontvangen in december een verzoek van de Penningmeester van afdeling Heiloo om de bijdrage aan afdeling Heiloo over te maken.

Hierbij nogmaals het uitdrukkelijke verzoek om te wachten met betalen tot de factuur is ontvangen, zodat het factuurnummer bij betaling kan worden vermeld. Dus ik vraag hier extra aandacht voor het Vrouwen van Nu Magazine van december.
Leden die een automatische incasso makkelijker vinden, kunnen het bijgevoegde machtigingsformulier gebruiken. Als u deze invult en opstuurt of mailt naar het adres, dat vermeld staat op de machtiging, dan kan al in 2021 begonnen worden met de automatische afschrijving.
Voor de penningmeesters is er met de Centrale Inning minder werk. Op 20 februari zal het afdelingsdeel van alle contributies van onze leden worden bijgeschreven op onze bankrekening. Leden die niet hebben betaald zullen voor 10 februari uit Den-Haag een aanmaning krijgen.
Bij vragen, lees graag eerst onderstaande vragen en antwoorden. Nog steeds een vraag...neem gerust contact met mij op.
Tineke Waterkott
penningmeestervvnheiloo@gmail.com 
 

Veel gestelde vragen en antwoorden Centrale Inning

1. Waarom is de pilot Centrale Inning opgestart?
Zie aparte uitleg achtergrondinformatie centrale contributie inning.

2. Wordt er bij de Centrale Inning met acceptgirokaarten gewerkt?
Wij gebruiken geen acceptgirokaarten. Dit brengt te hoge kosten met zich mee. We werken met een factuur of machtiging tot automatische incasso.

3. Wanneer krijgen de leden de factuur?
De factuur wordt met het decembernummer van het ledenblad meegestuurd samen met de ledenpas. Op die manier zijn er geen extra porto- of drukkosten.
Op de factuur staat het factuurnummer dat vermeld moet worden bij de betaling.

4. Zijn de afdelingen verplicht om met een automatische incasso te werken?
Nee, dit is niet verplicht. Leden kunnen ook betalen via een bankoverschrijving.

5. Kan er bij de Centrale Inning met een automatische incasso gewerkt worden?
Ja, automatische incasso is ook mogelijk bij de centrale inning. Iedereen die via automatische incasso betaalt, krijgt in december met het ledenblad een incassobericht in plaats van een factuur. Het desbetreffende lid hoeft niets te doen.
Wel moet door de secretaris van de afdeling in de portal het bankrekeningnummer worden ingebracht bij die leden en de betaalwijze op automatische incasso gezet worden in plaats van op bankoverschrijving.

6. Is het nodig om een nieuwe machtiging af te geven als er bij een afdeling al met een automatische incasso wordt gewerkt?
Er hoeft geen nieuwe machtiging te worden afgegeven. In Flevoland en Utrecht zijn er ook afdelingen die via automatische incasso de contributie innen, en dat is in de centrale inning gewoon overgenomen.

7. Is het nodig de bankrekeningnummers van de leden in de portal te zetten?
Alleen indien er via een automatische incasso wordt betaald, moet door de secretaris van de afdeling in de portal het bankrekeningnummer worden ingebracht bij die leden en de betaalwijze op automatische incasso gezet worden in plaats van op bankoverschrijving. Op die manier kan het landelijk bureau een incassobestand bij de bank aanleveren.

8. Wie verstuurt de herinneringen aan de leden die niet op tijd betalen?
Het landelijk bureau verstuurt vóór 10 februari een eerste herinnering met het verzoek om vóór 25 februari alsnog te betalen. Even na 25 februari stuurt het landelijk bureau aan het provinciaal bestuur een overzicht met alle leden uit de betreffende provincie die op 25 februari nog niet betaald. Het provinciaal bestuur zal dit lijstje met de betreffende afdelingen delen en hen verzoeken om door te geven wie van deze leden een tweede herinnering moeten krijgen. De afdelingen kunnen dan naar eigen inzicht contact opnemen met deze leden en via de provinciale penningmeester doorgeven wie wel en wie niet een tweede herinnering moeten krijgen. Communicatie over deze leden verloopt via het provinciaal bestuur naar het landelijk bureau.

9. Wanneer ontvangen de afdelingen de afdracht?
Het landelijk bureau doet vóór 10 februari de totale afdracht aan de afdelingen van alle afdracht leden. Omdat afdelingen de totale afdracht voor alle afdracht leden uitbetaald krijgen, bestaat de kans dat afdelingen te veel hebben ontvangen van leden die ook na meerdere herinneringen niet betalen. Eind maart wordt vanuit het landelijk bureau bekeken welke leden dit zijn. Aan de betreffende afdelingen wordt dan gevraagd om de teveel uitbetaalde afdracht én de afdracht voor provincie en landelijke vereniging weer te retourneren.

10.  Worden leden ‘zomaar’ uitgeschreven na 10 maart als ze nog niet betaald hebben?
Nee, die leden worden niet zomaar uitgeschreven en een 2e herinnering wordt pas verstuurd na overleg met de afdeling door de provinciaal penningmeester. Als dan blijkt dat er een geldige reden is dat er nog niet betaald is, wordt daar rekening mee gehouden.

11.  Wie draait er op voor de kosten van wanbetalers?
De afdeling blijft afdracht verschuldigd aan landelijk bureau en het provinciaal bestuur voor niet-betalende leden. Dit zijn geen extra kosten, want ook bij de reguliere inning betaalt de afdeling afdracht voor alle leden die op de peildatum van 1 november actief lid zijn.

12.  Wij hanteren een ander contributiebedrag. Kan dat?
De Ledenraad stelt elk jaar het contributiebedrag vast voor het komende jaar. Dat is het bedrag dat via de centrale inning kan worden geïnd. Een afwijkend bedrag is niet mogelijk via de centrale inning. Wanneer de afdeling tegelijkertijd met de contributie, nog een ander bedrag int, zal de (penningmeester van de) afdeling dat zelf op een andere manier moeten innen.


13.  Zijn de penningmeesters van de afdeling dan niet meer belangrijk?
Uiteraard zijn er nog steeds penningmeesters in een afdelingsbestuur nodig. Zij zijn o.a. nodig om de financiële administratie bij te houden, nieuwe leden een factuur te sturen, betalingen te doen voor huur, sprekers e.d. Ook voor eventuele betaalde activiteiten is de penningmeester nodig om de betalingen hiervoor te innen. En uiteraard dient er aan het einde van een boekjaar een financieel overzicht opgesteld te worden.

14.  Krijgen nieuwe leden ook een factuur vanuit het landelijk bureau?
De nieuwe leden (dus die na 1 november lid worden) krijgen een factuur van de afdelingen zelf en daarover hoeft nog geen afdracht aan het provinciaal bestuur en het landelijk bureau te worden betaald.

15.  Hoe wordt de extra benodigde inzet van personeel op het landelijk bureau bekostigd?
Uiteraard vraagt de centrale inning inzet van het personeel op het landelijk bureau. Echter, dit valt allemaal binnen de normale personeelsbezetting. Het scheelt namelijk ook tijd op het landelijk bureau wanneer er geen facturen en afdelingslijsten naar de provinciale besturen hoeven te worden gestuurd.

Juist door het centrale ledenadministratiesysteem dat enkele jaren terug is ingevoerd, is het nu mogelijk om ook een centrale inning in te voeren. De centrale inning gebeurt voor een groot deel geautomatiseerd.

De automatische incasso’s worden in één bankbestand in ons systeem ingelezen, waarna de betalingen gekoppeld zijn aan de juiste leden. Dat gaat met één druk op de knop, dus hoe meer leden met een automatische incasso betalen hoe minder werk het is.

De betalingen die per bankoverschrijving worden overgemaakt worden ook als één bankbestand in ons systeem ingelezen. De betalingen worden dan ook gekoppeld aan de juiste leden. Als het lid dat met het juiste kenmerk heeft overgeschreven gaat dat vanzelf goed. Alleen als geen correct kenmerk is gebruik, dan kost het extra tijd om dit te koppelen.

16.  Zijn alle afdelingen verplicht om deel te nemen aan de Centrale Inning?
Als er in de Ledenraad ingestemd wordt met de landelijke uitrol, zijn op een daarvoor gestelde termijn alle afdelingen van een provincie verplicht om mee te doen.

17.  Mogelijkheid ander factuuradres als het postadres?In de portal is het niet mogelijk om een ander factuuradres als het postadres in te voeren. Voor bijvoorbeeld ereleden van afdelingen waarmee is afgesproken dat zij geen contributie meer hoeven te betalen, is er met de centrale contributie inning geen mogelijkheid de factuur naar een ander adres te laten sturen. U kunt dan het beste met het betreffende lid afspreken dat zij de factuur aan de penningmeester van de afdeling doorgeeft.

18.  Kan de landelijke vereniging besluiten om het geld zelf te houden?
Nee. De Ledenraad stelt elk jaar opnieuw de verdeling van de contributiegelden vast. Daar moet elk verenigingsonderdeel uitvoering aan geven. Dat geldt uiteraard ook voor het landelijk bureau.